Raus aus der Routine: 5 Bereiche im Büroalltag, die sofort automatisiert werden können

Arbeitszeitnachweis, Reisekostenabrechnung oder Anwesenheitsstatus: Im Büroalltag gilt es, zahlreiche administrative Aufgaben zu erledigen. Gleiches gilt für Übersetzungen oder die richtige Verwendung von Tools und inklusiver Sprache. Im Durchschnitt verbringen deutsche Büroangestellte nach eigenen Angaben 8,7 Stunden ihrer Arbeitswoche mit wenig produktiven Tätigkeiten wie unnötigen Meetings oder redundanten Aufgaben. Mehr als jeder Zweite (58 Prozent) gibt außerdem an, dass zu komplexe Prozesse die eigene Arbeitsleistung beeinträchtigen. Das geht aus einer neuen Umfrage der Jobbörse Stepstone unter 5.800 Arbeitnehmer:innen hervor. Automatisierungen und Workflows, wie sie Slack Kund:innen erfolgreich nutzen, gestalten aufwendige Abläufe einfacher – ganz ohne IT-Expertise. Die folgenden Beispiele zeigen, wie Unternehmen durch Slack-Integrationen ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten:

Administrative Tätigkeiten
Die Organisation wiederkehrender Aufgaben ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Die Super-App Grab etwa hat „WorkBot“ auf Slack entwickelt, um administrative Aufgaben zu automatisieren und so die IT-Abteilung zu entlasten. Der Bot bündelt Anfragen in einem zentralen Slack-Channel, sodass Mitarbeiter:innen einfach aus einem Menü Optionen wie Onboarding, Laptop-Einrichtung und Hardware-Diagnose auswählen können. Diese Automatisierungen sparen Grab jährlich hunderttausende Stunden.

Incident-Management
Egal ob im IT-Support, bei Produktionsprozessen oder im Kundendienst: Effizientes Incident-Management erfordert klare Priorisierung und reibungslose Kommunikation. Der Online-Händler Wayfair meistert diese Aufgabe durch die Integration von PagerDuty und Datadog in Slack. Das Monitoring-Tool Datadog triggert dabei automatisch Reaktionen auf Vorfälle in PagerDuty, die je nach Schweregrad priorisiert und per Befehl direkt in Slack bearbeitet werden. Auf diese Weise konnte das Unternehmen die Lösungszeit für Vorfälle um 20 Prozent senken – und eine Erstlösungsrate von 85 Prozent erreichen.

Freigaben
Im Arbeitsalltag stehen Teams oft vor der Herausforderung, Freigaben und Genehmigungen effizient zu verwalten. Bei Salesforce werden alle Freigabe-Workflows in der Approvals App in Slack zentralisiert. Sobald eine Anfrage zur Freigabe eingeht, wird sie automatisch priorisiert und angezeigt, sodass die benötigten Informationen schnell geprüft und genehmigt werden können. Diese Automatisierung hat die Bearbeitungszeit für Freigaben um 60 Prozent reduziert und die Zeit für die Freigabe von Ausgaben von zwei Tagen auf nur zwei Stunden verkürzt.

Onboarding
Bevor neue Mitarbeiter:innen aktiv in das Tagesgeschäft einsteigen, müssen sie sich mit den Abläufen und Strukturen des Teams vertraut machen. Ein automatisierter Onboarding-Workflow erleichtert den Einstieg, indem er Begrüßungsmails, personalisierte Checklisten und Schulungspläne automatisch bereitstellt. Bei Delivery Hero wird das Onboarding über Slack und einen integrierten Canvas organisiert, also eine Oberfläche für Teams zum Sammeln, Organisieren und Teilen von Informationen. Slack Canvas ermöglicht es Kolleg:innen, gemeinsam Inhalte zu erstellen und direkt an die Personen weiterzugeben, die sie benötigen. So finden neue Teammitglieder direkt beim ersten Login alle benötigten Informationen an einem zentralen Ort, einschließlich Zugriff auf Channels, Schulungen und Ansprechpartner:innen.

Entpersonalisierte Kritik
Respektvolle Sprache und einheitliche Diskussionsstrukturen sind essenziell für ein angenehmes Arbeitsklima. Jedoch können Rückmeldungen zu Sprache und Verhalten oft als unangenehm empfunden werden. Automatisierung bietet hier eine Lösung, indem Feedbackprozesse und Hinweise standardisiert und entpersonalisiert erfolgen. Personio nutzt einen Slack-Bot, der automatisch reagiert, wenn nicht-inklusive Sprache verwendet wird. Der Bot bietet sofort alternative Begriffe an und ermöglicht so eine direkte Anpassung. Dank dieser Lösung wird respektvolle Sprache gefördert, ohne dass eine Einzelperson auf einen Fehler hinweisen muss.


Über Slack
Slack hat es sich zur Mission erklärt, das Arbeitsleben der Menschen einfacher, angenehmer und produktiver zu machen. Slack ist die Produktivitätsplattform für kundenzentrierte Unternehmen. Sie verbessert die Leistung, indem sie No-Code-Automatisierung für jeden einsetzbar macht, Informationssuche und Wissensaustausch nahtlos ermöglicht und Mitarbeiter:innen miteinander verbindet, um gemeinsam Projekte voranzubringen. Als Teil von Salesforce ist Slack fest in Salesforce Customer 360 integriert und steigert so die Produktivität von Vertriebs-, Service- und Marketingteams.